Principais erros no controle de estoque

Para realizar a gestão financeira dentro de uma empresa rural, várias ferramentas gerenciais são utilizadas, a fim de calcular o custo de produção. Uma delas é o controle de estoque, cuja implantação requer tempo de adaptação e interesse de toda equipe, assim como a estruturação do gerenciamento dos dados.

Para entender melhor, primeiro é preciso compreender a importância de calcular o custo de produção. O custo de produção é tudo aquilo que foi necessário para chegar ao seu produto final, seja ele leite, carne ou grãos. Dessa forma, o controle de estoque é um dos principais pontos para a obtenção do custo de produção.

As fichas de anotações são o primeiro passo para realizar o controle de estoque. Nessas fichas, quando um produto for usado deverá ser anotado, especificando o setor em que foi usado e a quantidade. Isso vale para qualquer produto, seja o milho, medicamentos, óleos diesel, etc. Com as fichas de campo implantadas em cada setor onde se tem retirada de insumos, é preciso que a anotação se torne um hábito de todos e que a forma com que deve ser anotado seja clara. Assim, ao final de um mês teremos uma ficha na farmácia, em que foram anotadas as saídas de medicamentos e para qual setor, outra nos alimentos, onde é feito é o trato, outra na bomba de diesel, onde é feito o reabastecimento. Enfim, essas diversas fichas irão gerar dados que, quando compilados, possibilitarão calcular o custo de produção.

Com os dados em mãos a segunda parte do processo é o lançamento em uma planilha de Excel ou software. Falhas nas anotações provocam redução na confiabilidade dos dados. O principal, e mais comum, problema é a falta de anotação. Assim, é necessário conferir o estoque no final do mês ou no início do mês subsequente, comparando-o com o que foi registrado. O estoque real e o virtual precisam estar iguais. Caso não estejam, neste momento é importante dar saída ao que não foi registrado. Isso é comum quando o processo está no início.

Outra falha comum é o estoque virtual estar menor do que o que foi utilizado. Isso acontece principalmente por falta de lançamento de notas fiscais de produtos estocáveis. Ou seja, o produto foi comprado, mas não consta no sistema.

Ainda no lançamento das notas fiscais, são frequentes as diferenças entre as unidades cadastradas, as lançadas e as anotadas a campo. Um exemplo seria um produto que é vendido em pacotes de 10 unidades. Se no programa estiver cadastrado em pacotes e ele for lançado em unidades, ele estará “sobrando”, ou do contrário poderia estar “faltando”.

Portanto, é necessário que toda a equipe esteja alinhada e empenhada, para que se consiga ter dados mais precisos e assim as análises possam ser confiáveis. O importante é que ao final deste processo haja números para tomar decisões. Por exemplo, se as vacas em lactação estão usando muitos antibióticos para o tratamento de mastite, é possível planejar medidas preventivas para evitar este gasto, que traz outras consequências também. Isso é possível visualizar em todos os setores, quando o processo de gerenciamento está devidamente implantado.